2023_GR_00026 - Vernieuwd politiereglement evenementen - Goedkeuring

Openbare rust en veiligheid 

Dit politiereglement regelt een aangelegenheid die betrekking heeft op de openbare veiligheid en de openbare rust naar aanleiding van een publiek evenement op het grondgebied van de stad Sint-Truiden. 

Openbare evenementen

Dit politiereglement is van toepassing op alle openbare evenementen, vanaf hier omschreven als evenementen, die op het grondgebied van de stad Sint-Truiden worden georganiseerd gedurende een dagdeel, een volledige dag of meerdere dagen, maar beperkt in tijd.

Een openbaar evenement wordt gedefinieerd als: 

• voor het publiek toegankelijk. Een publieke oproep om aanwezig te zijn, maakt van het evenement ook een publiek toegankelijk evenement;
• in een zaal, een tent en/of openlucht;
• niet permanent georganiseerd; 
• al dan niet met betaalde toegang;
• al dan niet met (elektronisch) (versterkte) muziek; 
• een samenkomst van mensen voor sociale, culturele of sportieve activiteiten (reguliere sportcompetities uitgezonderd).

Deze evenementen mogen op het grondgebied van de stad Sint-Truiden uitsluitend worden georganiseerd op plaatsen die voor de deelnemers of bezoekers voldoende garanties bieden op het vlak van veiligheid, gezondheid en zindelijkheid, en zonder dat het evenement in de buurt voor meer overlast dan nodig zorgt.

Mogelijke soorten openbare evenementen kunnen zijn: fuiven, festivals, optredens, eetfestijnen, tentoonstellingen, optochten, doortochten, parades, buurtfeesten, beurzen, markten, modeshows, opendeurdagen, sportmanifestaties, kampvuren… 

Evenemententerrassen, evenementen die plaatsvinden op een vergund terras en georganiseerd worden door de uitbater van dit open horecaterras, zijn eveneens publieke evenementen.

Besloten evenementen

Een evenement is een besloten evenement als er op het evenement enkel personen worden toegelaten die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en waarvan de organisator een namenlijst heeft. 

Organisator van een openbaar evenement 

De organisator van een openbaar evenement is elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging die een dergelijk evenement organiseert. De organisator moet meerderjarig zijn.

Uitbater 

Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die de plaats van het openbaar evenement al dan niet onder bezwarende titel ter beschikking stelt aan de organisator. 

Locaties

• De ingedeelde muziekinrichtingen zijn ruimtes die onder rubriek 32.1 van het VLAREM I - decreet ressorteren. 
• De niet ingedeelde muziekinrichtingen zijn ruimtes die niet onder rubriek 32.1 van het VLAREM I - decreet ressorteren.

Een openbaar evenement in open lucht of tent is een evenement dat plaatsvindt buiten de ruimtelijke grenzen van een bebouwd onroerend goed, bijgevolg op een plaats die een zodanig open karakter heeft dat derden kunnen waarnemen dat er een evenement aan de gang is. Zij vallen in dit reglement bij evenementen onder niet-ingedeelde muziekinrichtingen. 

Organisatoren kunnen altijd aan de uitbater of aan de dienst milieu van de stad Sint-Truiden vragen of hun bebouwde locatie een ingedeelde of niet-ingedeelde muziekinrichting is.

Soorten evenementen en evenemententerrassen

Het reglement onderscheidt drie soorten evenementen, telkens zowel publiek als besloten: 

- een klein evenement: 

• er zijn minder dan 400 bezoekers; 
• zal plaatsvinden tussen 7 en 22 uur; 
• er is muziek aan 85 dB(a) of minder (= achtergrondmuziek);
• is in een binnenruimte die daartoe bestemd is;
• het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, fietspad, parkeergelegenheid en vormt op geen enkele manier een belemmering voor hulpdiensten (vrije doorgang van             minimaal 4 meter in de breedte en de hoogte).

- een groot evenement: 

• er zijn meer dan 3.000 bezoekers en/of deelnemers per dag of 1.500 bezoekers en/of deelnemers op het drukste moment. 

- een middelgroot evenement:

• voldoet niet aan de criteria voor een klein en een groot evenement. 

Het reglement onderscheidt ook twee soorten evenemententerrassen op een open vergund horecaterras:

- een klein evenemententerras:

• er is geen uitbreiding van het bestaand terras; 
• er worden geen tenten of beschuttingen geplaatst die de terraszone afschermen van het zicht naar het plein of de straat toe; 
• het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, fietspad, parkeergelegenheid en vormt op geen enkele manier een belemmering voor voertuigen en hulpdiensten; 
• het is vrij toegankelijk voor iedereen; 
• er is muziek aan 85 dB(a) of minder (= achtergrondmuziek);
• het evenement zal plaatsvinden tussen 7 en 22 uur;
• er wordt max. 1 tapinstallatie en/of 1 toestel om voeding te bereiden op het terras geplaatst.

- een groot evenemententerras:

• voldoet niet aan de criteria voor een klein evenemententerras. 

De stad Sint-Truiden en haar (veiligheids)diensten hebben altijd het laatste woord in de definitieve categorie-indeling. Dit gebeurt bij het maken van een risicoanalyse van het evenement.

De evenementenvergunning

De evenementenvergunning is een maatregel om het stadsbestuur van Sint-Truiden tijdig en op éénvormige wijze in kennis te stellen van het te organiseren evenement. Er zijn 3 evenementenvergunningen (afhankelijk van het soort evenement zoals beschreven in Artikel 7):

• klein evenement en klein evenemententerras = evenementenvergunning C;
• middelgroot evenement en groot evenemententerras = evenementenvergunning B;
• groot evenement = evenementenvergunning A.

Aanvragen voor evenementenvergunningen A en B moeten voorgelegd en goedgekeurd worden op het college van burgemeester en schepenen (=toelating). Bij aanvragen voor een  evenementenvergunning A moet er ook een veiligheidsoverleg evenementen plaatsvinden. Een evenementenvergunning C wordt automatisch afgeleverd (=melding).

Het aanvragen van een evenementenvergunning is niet van toepassing voor: 

• besloten kleine evenementen (bv. huwelijken, tuinfeesten);
• reguliere sportwedstrijden (bv. competities enz.) zonder een risico voor de openbare veiligheid;
• reguliere werking socio-culturele verenigingen, jeugdbewegingen,… (bv. toneelvoorstellingen, Chiro/Scouts-werking,…).

Doortochten en passages (o.a. wandelen, fietsen, auto- en motoroutes…) op het grondgebied van Sint-Truiden moeten wel altijd een evenementenvergunning aanvragen. Na advies van de diensten infrastructuur en evenementen kan de bevoegde stadsdienst al dan niet en eventueel onder voorwaarden zelf een vergunning geven aan de aanvrager.

Samenvattende matrix evenementenvergunning

Aanvraag- en toelatingstermijnen evenementenvergunning 

Evenementenvergunning C:

• minimum 48 uur voor het evenement aanvragen;
• aflevering (automatische) vergunning na 24 tot 48 uur.

Evenementenvergunning B: 

• minimum 15 werkdagen voor het evenement aanvragen; 
• aflevering vergunning (bij een volledig aanvraagdossier) door het college van burgemeester en schepenen na 10 tot 15 werkdagen.

Evenementenvergunning A:

• minimum 25 werkdagen voor het evenement aanvragen;
• aflevering vergunning (bij een volledig aanvraagdossier) door het college van burgemeester en schepenen na 10 tot 15 werkdagen. Complexe (niet-standaard) dossiers; kunnen onder voorbehoud langer duren.

Voorlopige evenementenvergunning A of B:

• minimum 4 maanden voor het evenement aanvragen;
• aflevering voorlopige vergunning door het college van burgemeester en schepenen na 10 tot 15 werkdagen na volledigheid van het aanvraagdossier;
• aflevering definitieve vergunning volgens bovenstaande termijnen.

Weigering

Onverminderd de bepalingen van dit reglement kan de burgemeester op gemotiveerde wijze en altijd een (voorlopige) evenementenvergunning A, B of C weigeren en/of intrekken omwille van gefundeerde redenen. 

Manier van aanvragen

Een evenementenvergunning kan enkel en alleen aangevraagd worden via het digitale evenementenloket op de website www.sint-truiden.be. Bij je eerste aanvraag moet je je profiel registreren.

Uitbaters van zalen en andere accommodaties wijzen de organisatoren, bij de reservatie van de accommodatie, op het bestaan van dit reglement en de verplichte aanvraag van een evenementenvergunning. Daarnaast melden zij zelf de evenementen die in hun zaal plaatsvinden.

Evenementen waarvoor de vergunningsaanvraag niet correct, gedeeltelijk blanco of onvoldoende ingevuld worden, worden niet behandeld en krijgen geen evenementenvergunning.

Sluitingsuur 

Op het grondgebied van de stad Sint-Truiden is er geen sluitingsuur. 

Geluidsnormen voor ingedeelde muziekinrichtingen 

Het geluidsniveau in ingedeelde muziekinrichtingen wordt overeenkomstig de bepalingen in de omgevingsvergunning (vroegere milieuvergunning) opgelegd. 

Indien er in de vergunning van de ingedeelde muziekinrichting aan de uitbater van deze inrichting bijzondere voorwaarden en/of beperkingen opgelegd worden, is de uitbater verplicht deze aan de organisator van het evenement contractueel mee te delen. 

Geluidsnormen voor niet-ingedeelde muziekinrichtingen 

Het geluidsniveau voor niet-ingedeelde muziekinrichtingen houdt rekening met de bepalingen opgelegd in de VLAREM-wetgeving. De VLAREM-wetgeving voorziet in een maximaal geluidsniveau van 85 dB(A). Het afwijken van de geluidsnorm valt onder het aanvragen van een evenementenvergunning A of B.

Horecazaken kunnen bij bijzondere gelegenheden (evenementen/terrassen) maximaal 12 keer per jaar waarvan maximaal 2 gelegenheden per maand een afwijking (evenementenvergunning B) tot max. 95 dB(A) aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen.  Dit is zo bepaald in de VLAREM-wetgeving onder hoofdstuk 6.7 voor niet-ingedeelde muziekactiviteiten. Deze aanvraag moet gebeuren via het online evenementenloket.

Vastlegging afwijkende geluidsnormen

De stad Sint-Truiden hanteert de geluidsnormen volgens de dB(A)-meting:

• Evenementen met DJ’s kunnen een afwijking aanvragen tot maximum 95 db(A) gemeten gedurende een tijdsframe van 15 minuten.
• Evenementen met livemuziek kunnen een afwijking aanvragen tot maximum 98 db(A) gemeten gedurende een tijdsframe van 15 minuten.

Bijkomende  voorwaarden voor de afwijking van de geluidsnormen:

• Het geluidsvolume moet de ganse activiteit gemeten en geregistreerd worden. Deze registratie moet binnen de maand na het evenement naar info.evenementen@sint-truiden.be gemaild worden. De locatie van het meetpunt moet min. 5 meter en max. 30 meter recht voor de geluidsopstelling zijn.
• Het geluidsniveau moet altijd zichtbaar zijn voor het publiek en de bediener van het geluid.
• Het gratis ter beschikking stellen van oordopjes aan alle bezoekers, deelnemers en personeelsleden is verplicht.

De organisator kan de geluidsfirma een contract laten tekenen zodat de geluidstechnicus zich aan de geluidsnormen moet houden. Eventueel kunnen dj’s eenzelfde soort contract ondertekenen. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning A is deze handeling verplicht.

Afwijking op de einduren van geluidshinder in tent of open lucht 

Organisatoren van evenementen kunnen, mits een geldige reden, een afwijking aanvragen van het einduur van hun activiteit en dit maximaal tot 00.30 uur.

Door het college van burgemeester en schepenen erkende unieke dorpsfeesten of uitzonderlijke evenementen kunnen

in eenzelfde weekend maximum tweemaal een afwijking van het einduur aanvragen tot maximum 3 uur. Bij een verlengd weekend kan hier nog eens maximum 2 dagen een afwijking tot 00.30 uur aan toegevoegd worden.

De burgemeester kan via een ‘Besluit van de burgemeester’ de toestemming geven, voor het houden van een evenemententerras, aan een horeca-uitbater op het grondgebied van Sint-Truiden om een speciale activiteit te doen op zijn of haar terras en dit max. tot 00.30 uur en max. 4 keer per jaar. Als dit meermaals per week of per maand plaatsvindt, moet er een aanvraag te gebeuren via de normale procedure (Artikel 9).

Einduren van (indoor-)evenementen met (geluids)hinder voor de buurt

(Indoor-)evenementen waar muziek centraal staat, en die voor (geluids)hinder voor de buurt zorgen, kunnen de toestemming krijgen om tot maximum 4 uur muziek te spelen.

Bewaking op evenementen en fuiven

De wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid is hier onverminderd van toepassing.

De organisator vermeldt in zijn aanvraag altijd de aanwezigheid van een bewaking, die hij al dan niet zelf organiseert. 

Veiligheidsoverleg

De algemene veiligheid op grote evenementen (evenementenvergunning A & B) maakt steeds het voorwerp uit van een evenementenveiligheidsoverleg tussen de organisatie, de hulp- en veiligheidsdiensten en het stadsbestuur.

Ticketcontrole of controle toegang

Ticketcontrole of controle van stempels heeft niets te maken met persoonscontrole. Een (erkende) bewaker mag zich hier dan ook niet mee bezig houden, de taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten duidelijk gescheiden blijven. Ook het vrijhouden van nooduitgangen is geen bewaking.

Bepaling inzet

Voor fuiven en gelijkaardige evenementen voorziet de organisator minstens 5 personen die instaan voor de bewaking (ook omschreven als ‘security’). Dit kan beneden een verwacht aantal van 500 bezoekers door het inzetten van natuurlijke personen die lid zijn van de organiserende vereniging overeenkomstig de voorwaarden in de wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid.

Vanaf een te verwachten aantal van meer dan 500 bezoekers (voor verenigingen, die door een stedelijke adviesraad in Sint-Truiden erkend zijn, meer dan 750 bezoekers), moet de bewaking gebeuren samen met een erkende bewakingsfirma.

Voor iedere organisator of uitbater geldt de regel dat er per schijf van 100 mensen boven de 500 bezoekers (en boven de 750 bezoekers bij verenigingen, die door een stedelijke adviesraad in Sint-Truiden erkend zijn), een (extra) erkende bewakingsagent moet zijn. Zijn er meer dan 1000 bezoekers, dan is er per 300 bezoekers extra, minimum 1 erkende bewakingsagent verplicht.

De burgemeester kan altijd andere of meer maatregelen opleggen na een risicoanalyse.

Event-parkeerwachters

Event-parkeerwachters kunnen tijdens een evenement op privéterrein of binnen de evenementenzone ingezet worden, maar niet op openbaar domein. Ze mogen dus geen functie uitoefenen op een openbare weg. Parkeerwachters dragen fluovestjes en mogen geen kledij dragen met een verwijzing naar bewaking (bv. security enz.).

Verkooppunt en berichtgeving (sterke) dranken

De verkoop van de ‘sterke dranken’ is duidelijk te onderscheiden van de verkooppunten waar de andere dranken verkocht worden. 

Elk verkooppunt is voorzien met een duidelijk voor het publiek zichtbaar bord of spandoek met volgende vermelding:  “ -16 jaar: geen alcohol, -18 jaar: wel bier en wijn, geen sterke dranken”

Deze berichtgeving moet minimaal op A3-formaat voorzien worden.

Drankvergunning gegiste en sterke dranken

Voor fuiven en evenementen is er geen drankvergunning voor gegiste en/of sterke dranken meer nodig. Voor de verkoop van sterke drank voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar sportieve, politieke en culturele manifestaties plaatsvinden, moet er wel steeds een machtiging (drankvergunning) afgeleverd worden door het college van burgemeester en schepenen (artikel 9 wet 28 december 1983, B.S. 30 december 1983).

Bandjessysteem alcoholverkoop

Evenementen met meer dan 2/3 van de bezoekers die -25 jaar zijn, moeten alle aanwezige personen die de evenementenzone wensen te betreden, sorteren op leeftijd volgens de categorieën -16 jaar, 16&17 jaar en +18 jaar en een bandjessysteem of andere soortgelijk systeem gebruiken.

Personen belast met de verkoop van ‘sterke dranken’

Personen belast met de verkoop van ‘sterke dranken’ zijn meerderjarig en houden zich uitsluitend bezig met deze activiteit. Het is deze personen verboden gelijktijdig andere dan ‘sterke dranken’ te verkopen of te overhandigen. 

De organisator duidt onder deze personen een verantwoordelijke voor de verkoop van de ‘sterke dranken’ aan. Deze toogverantwoordelijke is gedurende het evenement aanwezig in het verkooppunt. 

‘Sterke drank’ uitdelen

Tenten, podiums en tribunes: regel

Het gebruik van alle soorten tenten, podia, tribunes moet opgenomen worden in de vergunningsaanvraag. Elke tent, elk podium en elke tribune moet op een veilige manier en met voldoende gewicht verankerd worden. Artikels 33, 34, 35 en 36 gelden enkel voor tenten vanaf 200 vierkante meter.

Verwarming

Er is geen open vuur toegelaten in een tent of op een podium. Er zijn in een tent ook geen toestellen toegelaten, die zuurstof gebruiken om te kunnen verbranden (bv. zonneblazers, gasblazers, gaspaddenstoelen, kolenkachels,…). Deze toestellen moeten buiten de tent staan op minstens 1 m van het tentzeil of brandbare materialen en eventueel met soepele leidingen de warme lucht naar binnen blazen. In de straalrichting moet deze afstand minstens 3 meter bedragen. Ook elektrische toestellen kunnen binnen staan, op voorwaarde dat de toestellen vast opgesteld worden, gezekerd zijn tegen omvallen en minstens 1 m van het tentzeil of brandbare materialen staan. Elektrische toestellen met open gloeidraden zijn verboden, net als direct gestookte hete luchtkanalen. De rugzijde of zijkanten van warmtestralers moeten minstens 1 m verwijderd zijn van het tentzeil of andere brandbare materialen. In de afstraalrichting met de afstand minstens 3 m bedragen. 

Gas

Het gebruik van gasflessen in een tent of op een podium is verboden. De gasflessen moeten worden vastgemaakt met een ketting, afgesloten worden van het publiek en voorzien zijn van voldoende verluchting, buiten de tent of langs het podium staan.

Nood- en/of veiligheidsverlichting

Er zijn 2 methodes toegelaten voor het gebruik van nood- en/of veiligheidsverlichting in een tent:

Methode 1:

• aan elke uitgang wordt er veiligheidsverlichting van minstens 5 Lux voorzien;
• in de rest van de tent is er minimum 1 Lux voorzien.

Methode 2:

• aan elke uitgang wordt er veiligheidsverlichting van minstens 5 Lux voorzien;
• ontdubbelde verlichting stroomnet/stroomgroep.

Bij daggebruik is het niet verplicht om veiligheidsverlichting te voorzien. 

Het is verboden om een systeem te hanteren waarbij de stekker van de nood/veiligheidsverlichting op een andere plaats moet gestoken worden. De richtlijnen in artikel 46 moeten eveneens gevolgd worden.

Opstelling

Een tent, podium of tribune moet minstens 6 m van een ander gebouw af staan en maximaal 60 m van de openbare weg. Frituren en vergelijkbare items moeten minsten 5 m van de tent, het podium of de tribune af staan. 

Eventuele spankoorden mogen de evacuatie niet verhinderen.

Er moet ook voldoende verlichting buiten de tent zijn.

Bij het op- en afbouwen wordt er een perimeter rond de werfzone gemaakt (met naderhekken, signalisatie, sperlint) om te voorkomen dat onbevoegde personen binnen deze werfzone komen.

Inrichting

Er mogen geen bevestigingen aan de tentconstructie gehangen worden tenzij het opbouwboek van de tent dit anders bepaald. De afstand van een constructie tot het tentzeil moet min. 1 m zijn.

Controle - keuringen - verklaringen - attesten

De uitbater en de organisator verlenen steeds hun medewerking bij keuringen en controles verricht in het raam van de (brand)veiligheid. Voor tenten minder dan 500 vierkante meter is er een ‘verklaring opbouw volgens bouwboek’ nodig.

Voor tenten vanaf 500 vierkante meter is een controle van de hulpverleningszone Zuid-West-Limburg verplicht. Deze aanvraag wordt gericht aan evenementen@zuidwestlimburg.be en moet minstens vier weken voor de aanvang van het evenement gebeuren. Om het dossier te kunnen behandelen moet het volledig ingevulde aanvraagformulier van de stad Sint-Truiden (zie artikel 9) als bijlage bij deze mail zitten. De hulpverleningszone Zuid-West-Limburg kan bijkomende maatregelen opleggen en vragen om bijkomende informatie te verschaffen.

De organisator moet beschikken over: een plaatsingsattest volgens bouwboek, een veiligheidsdossier i.v.m. weerinvloeden, een keuring van de elektriciteit, een tentzeil attest M2 of C-s2d0, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een verzekering voor brand en ontploffing. Bij tenten boven de 1500 vierkante meter of met meerdere verdiepingen, layerpodia en grote tijdelijke tribunes is er ook een stabiliteitskeuring nodig. Voor kleinere stellingen mag er met een stellingenkaart gewerkt worden in plaats van een keuring.

(Brand)veiligheid: toepassing

Artikels 37 tot en met 50 zijn van toepassing op evenementen in open lucht en/of in tenten. Gaat het evenement door in een gebouw, dan moet het gebouw beschikken over een gunstig advies inzake brandvoorkoming, -bestrijding en evacuatie, afgeleverd door de hulpverleningszone. 

Ingangen, uitgangen en nooduitgangen

Ingang: toegang die normaal gebruikt wordt voor in- en uitgaand verkeer. Een ingang telt ook als een nooduitgang.

Nooduitgang(en): toegang die altijd kan gebruikt worden voor uitgaand verkeer. Deze moet(en) altijd vrij en duidelijk aangegeven zijn (pictogram). De afstand tot een nooduitgang is altijd maximaal 30 m en de deuren moeten altijd naar buiten draaien. Een nooduitgang moet deuren bevatten of gewoon open zijn. 

De hoogte van een nooduitgang is 2 m. 

De breedte is afhankelijk van de toegelaten personen. We tellen 1 cm per persoon met een minimum van 80 cm. Voor de breedte van trappen die naar de uitgangen dalen, geldt 1,25 cm per persoon en voor trappen die naar de uitgangen stijgen, geldt 2 cm per persoon. 

• Bij meer dan 100 toegelaten personen zijn er 2 (nood)uitgangen nodig.
• Bij meer dan 500 toegelaten personen zijn er 3 (nood)uitgangen nodig.
• Bij meer dan 1000 toegelaten personen zijn er 4 (nood)uitgangen nodig.
• Bij meer dan 2000 toegelaten personen zijn er 5 (nood)uitgangen nodig.

Bij meerdere nooduitgangen moeten deze oordeelkundig verdeeld worden over de evenementenzone.

De plaats van elke uitgang en nooduitgang, evenals de richting van de wegen, die naar de uitgang leiden, worden aangeduid door de universele pictogrammen op een goed zichtbare plaats en hoogte (tussen 2 en 3 m hoog, een werfhek is net geen 2 m hoog). Bij schermer en als het donker is, moeten deze aanduidingen verlicht zijn. 

Werfhekken die als nooduitgang dienen, moeten altijd voorzien zijn van wielen en opengaan in de richting van de evacuatiezone. De volledige breedte van de nooduitgangen moet vrij van obstakels zijn.

In een tent mag de maximum afstand tot een nooduitgang 30 m bedragen.

Capaciteit

De berekening van de capaciteit van een evenementenzone hangt af van de verplichte combinatie van de volgende factoren:

1/ Personen volgens oppervlakteberekening:

• enkel zitplaatsen = oppervlakte x 1,5;
• enkel staanplaatsen = oppervlakte x 2 tot 3 (afhankelijk van het terrein en type publiek, beslist door de lokale overheid na advies van de politie en brandweer);
• gemengd (meer dan 20 vierkante meter staanplaats) = oppervlakte staanplaats x 3 + oppervlakte zitplaats x 1,5.

2/ Aantal en lopende meter nooduitgangen (zie artikel 38).

3/ Trappen in de omgeving van de nooduitgangen (zie artikel 38).

Elektriciteit

Op een evenement zijn er drie mogelijke manieren waarop er elektriciteit geleverd kan worden: 

• een bestaande aansluiting;
• een nieuwe vaste (tijdelijke) aansluiting;
• een stroomgroep. 

In alle gevallen moet er een keuring gebeuren door een erkende firma. Een stroomgroep moet over een aarding beschikken, op een veilige afstand van de tent staan en afgesloten worden voor bezoekers.

Om een stroomonderbreking te voorkomen, mogen kabels niet in een lus opgerold blijven tijdens het gebruik. Ook het aansluiten van meerdere tafelcontactdozen op elkaar moet vermeden worden. Koppelstukken moeten bescherming tegen water of dauw krijgen (inpakken in plastieken zak). Verdeelkasten moeten droog staan.

Indien er elektrische kabels aan werfhekken, nadarhekken of andere ijzeren onderdelen bevestigd worden, dan moeten deze items ook (apart) geaard worden.

Evenementen met een evenementenvergunning A zijn verplicht om hun stroom te ontdubbelen zodat er altijd enige vorm van stroom is. Bij het gebruik van vaste stroom is er dus ook een stroomgenerator aanwezig die een gedeelte van de stroom kan leveren. Indien er meerdere generatoren ingezet worden, is dit voldoende en geldig als ontdubbelde stroom.

Gasflessen

• Gasflessen moeten vastgemaakt worden zodat ze niet kunnen omvallen. De gasleiding mag maximum 5 jaar oud zijn en 5 meter lang. De geldigheidsduur staat op de gasleiding. 
• Enkel de dagvoorraad gastonnen mag in de omgeving van de installatie geplaatst worden. 
• De gasflessen mogen NOOIT bij een warmtebron of in de zon staan.
• De lege gasflessen moeten fysisch gescheiden zijn van de volle gasflessen. 
• De gasflessen mogen niet hardhandig gehanteerd worden en moeten steeds rechtop staan.
• De gasflessen, inclusief de lege, moeten op min. 3 m afstand staan van kelderopeningen, rioolmonden en ander lager gelegen delen. Ze staan buiten veilig opgesteld op minstens 6 m afstand van een inrichting (gebouw, tent, ...).
• Alle gasflessen (dagvoorraad en reserve) moeten zo opgesteld worden (eventueel in een constructie), dat het omkantelen ervan onmogelijk wordt. Deze gasflessen zijn tevens onbereikbaar voor het publiek.
• De slangen mogen geen zichtbare scheurtjes, barsten of enige andere vorm van abnormale vervormingen vertonen. Alle slangen zijn bevestigd met metalen knelfitting en ze mogen geen lekken vertonen. De vervaldatum van de slangen mag niet overschreden zijn.
• Als er meer dan 8 gasflessen op eenzelfde locatie bij elkaar gestockeerd worden, is een VLAREM-aangifte verplicht.

Open vuren en barbecues

Open vuren (zoals kaarsen, fakkels, ...) zijn verboden in gesloten tenten.

Het stoken van een barbecue mag alleen onder voortdurend toezicht van een meerderjarig persoon.

De barbecue moet op voldoende afstand, ten minste op 5 m van gebouwen, goederen of beplanting, worden geplaatst, om gevaar van brand te voorkomen. De barbecue moet zodanig zijn opgesteld, dat hij niet kan omvallen of omgestoten worden.

Om hinder, overlast of brandgevaar tot een minimum te beperken, is het stoken van een barbecue alleen geoorloofd bij gunstige windrichting en -sterkte; bij windkracht 5 en hoger mag niet worden gestookt.

In de nabijheid van een barbecue moet een blusmiddel voor onmiddellijk gebruik bereikbaar en beschikbaar zijn. Bij een op houtskool gestookte barbecue moet min. 1 blusmiddel aanwezig zijn in de vorm van een emmer water of tuinslang.

Bij een met gas gestookte barbecue, moet min. 1 poederblusser of schuimblusser aanwezig zijn van minimaal 6 kg. Dit blusmiddel moet geschikt zijn voor het blussen van B-branden (vloeistoffen) en C-branden (gassen).

Na afloop moeten de nog smeulende resten houtskool met water worden geblust of met een laag zand worden afgedekt.

Asresten mogen nooit, in afvalemmers e.d., in een tent worden opgeslagen.

De eetstanden die ter plaatse warme gerechten bereiden met een friteuse, moeten bijkomend beschikken over een branddeken.

Kampvuren en fakkeltochten

Kampvuren en fakkeltochten kunnen van de burgemeester een evenementenvergunning krijgen met een ‘Toestemming van de burgemeester’ onder voorwaarden. De aanvragen moeten gebeuren via het digitale evenementenloket.

Bij een kampvuur mag er maar een beperkte hoeveelheid hout gestookt worden en er moet een zone van minimum 5 meter rond het kampvuur grasvrij gemaakt worden. Daarnaast moet er een stookverantwoordelijke zijn, die permanent toezicht houdt op de vuurhaard. Het kampvuur mag pas verlaten worden indien het volledig geblust is en ter plaatse moeten er 2 scheppen, 5 emmers water, een draagbaar brandtoestel en een operationele gsm zijn (oproepen hulpdiensten). 

Bij een fakkeltocht moet er voldoende begeleiding en degelijk toezicht zijn. De verantwoordelijke moet gekend en herkenbaar zijn. Deze persoon moet een gsm bij zich hebben om indien nodig de hulpdiensten te kunnen verwittigen. In een volgwagen moeten aanwezig zijn: 2 x brandblusmiddel P6, water-schuim en 2 branddekens. Er moet eveneens een metalen recipiënt (olieton met bodem water of zo) aanwezig zijn: in de volgwagen en op de plaats van bestemming. Dit om uitgedoofde fakkels en/of lampionnen te verzamelen. 

Op de website van het Agentschap Natuur en Bos kan je de kleurcodes voor brandpreventie in natuur- en bosgebieden terugvinden. Bij codes oranje en rood is het maken van vuren strikt verboden, ook als er vooraf een vergunning afgeleverd werd.

Blusmiddelen

Er moet per 200 vierkante meter gebruiksklaar 1 blusmiddel (= 6 kg poederblusser of 6 L schuimblusser) aanwezig zijn. De locatie moet aangeduid worden met een brandblusser-pictogram. Nabij verwarmings- of kooktoestellen moeten, bijkomend, één of meerdere geschikte en bedrijfsklare draagbare blustoestellen (6 kg ABC poeder- of schuimblusser) opgesteld worden. Bij het bakken en braden moet er een branddeken aanwezig zijn.

Veiligheidsverlichting en lichtmasten

In alle zones met kunstmatige verlichting, moet er boven de uitgangen en nooduitgangen een veiligheidsverlichting zijn, die voldoende lichtsterkte heeft om een ordelijke ontruiming te verzekeren.

De veiligheidsverlichting moet automatisch en onmiddellijk in werking treden bij het uitvallen van de gewone verlichting. De autonomie moet minstens een half uur bedragen. De minimale lichtsterkte bedraagt 1 Lux ter hoogte van de vloer (zie ook naar artikel 33).

Indien, in de omgeving van de inrichting of tent, de openbare verlichting onvoldoende is, moet gezorgd worden voor bijkomende verlichtingspunten bij de uitgangen en de nooduitgangen.

Uitschuifbare lichtmasten moeten voorzien zijn van een valzone (zone zonder publiek rond de mast) of automatisch zakken bij hevige wind.

Inrichting en decoratie

Verwarmings-, kook-, bak- of braadtoestellen en barbecues die publiek worden opgesteld, moeten afgeschermd worden.

Er mogen geen gemakkelijk brandbare materialen zoals rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, textiel en kunststoffen (bv. plastiek), gebruikt worden en dit noch als versiering, noch als bouwmateriaal voor wanden en (valse) plafonds. De normale, functionele stoffering voor gordijnen, overgordijnen, vaste muurbekleding en tafellinnen vallen niet onder deze bepaling. 

Textielstoffen zijn verboden, met uitzondering van de doeken en tentzeilen die minimaal voldoen aan één van de onderstaande normen:

• De Belgische norm: A0, A1 of A2
• De Euroklasse A1, A2, B of C 

Wanneer doeken of zeilen gebruikt worden als plafonddecoratie boven het publiek, moeten ze minimaal voldoen aan één van onderstaande normen: 

• De Belgische norm A1 of A2
• De Euroklasse A1, A2, B of C (geen druppelvorming van het verhitte materiaal = d0)

Alle aangebrachte materialen moeten voldoende stevig en met brandvertragende materialen bevestigd worden.

Indien de organisatoren over een attest beschikken van de gebruikte materialen, moet dit attest aanwezig zijn tijdens de veiligheidsrondgang en op het evenement. 

Er moeten voldoende valbeveiligingsmaatregelen genomen worden, indien bezoekers plaats kunnen nemen op een podium of verhoog.

Bij het inplanten van een occasionele toog moeten alle CO2-flessen zo opgesteld worden (eventueel in een constructie), dat het omkantelen ervan onmogelijk wordt. Deze recipiënten moeten onbereikbaar zijn voor het publiek.

Wanneer evenementen georganiseerd worden in onaangepaste ruimtes (loodsen, schuren, bedrijfspanden, ...) moet er voorafgaandelijk advies ingewonnen worden bij alle veiligheidsdiensten.

Roken

Het is verboden te roken of te laten roken in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Er moeten voldoende pictogrammen met “rookverbod” uitgehangen worden. Er worden geen asbakken geplaatst binnen de inrichting. Asbakken worden buiten ter hoogte van iedere ingang geplaatst. Er wordt best een rokerszone voorzien.

Grondplan van de evenementenzone

De organisator moet ten laatste 10 werkdagen voor het evenement een definitief grondplan op schaal bezorgen aan de veiligheidsdiensten. 

Het plan moet (indien van toepassing) volgende zaken bevatten:

• de ingang(en) en (nood)uitgang(en) met doorgangsbreedte (in afmetingen) van de eventzone of tent;
• de terreinindeling (bar, frituur, toiletten…);
• de tenten met gebruikersnaam;
• stoelen- en/of tafelplan (de opstelling)
• blusmiddelen;
• nood- en veiligheidsverlichting;
• eventueel aanwezige bluswatervoorzieningen (hydranten, geboorde putten)
• het gebruik van energiebron t.b.v. koken/bakken/braden;
• elektriciteitsvoorzieningen;
• verwarmingsbronnen;
• evacuatiezone.

Tenten moeten minimaal 6 m van elkaar en van elk gebouw geplaatst worden. Binnen deze vrije doorgang mogen geen verkooppunten, voertuigen, toiletvoorzieningen, noch andere hindernissen opgesteld staan. Tussen de tenten moet steeds een vrije doorgang behouden blijven van 1,20 m. Deze doorgang moet gemeten worden vanaf de tentharingen. De toegangswegen worden bepaald in overleg met de veiligheidsdiensten.

Omgevingsplan van de evenementenzone

De organisator moet ten laatste 10 werkdagen voor het evenement een definitief omgevingsplan (straal 2 à 3 kilometer) bezorgen aan de veiligheidsdiensten. Dit mag in een Google Maps-kaart.

Het plan moet (indien van toepassing) de volgende zaken bevatten:

• locatie evenementenzone;
• parking (auto’s, moto’s, fietsers);
• aanrijroute en rijrichting parking auto’s, fietsers…;
• aanrijroute pendelbussen, bussen van de organisatie,…;
• haltes van de Lijn in de buurt;
• aanrijroute en rijrichting bezoekers, deelnemers, medewerkers…;
• gescheiden (exclusieve) aanrijroute en rijrichting hulp- en veiligheidsdiensten;
• obstakels of bijzonderheden (bv. chemische bedrijven, gevaarlijke weg…) op en langs de wegen rond de evenementenzone;
• verzamelpunt hulp- en veiligheidsdiensten (net buiten de evenementenzone).

Controle - keuringen - verklaringen - attesten

De uitbater en de organisator verlenen steeds hun medewerking bij keuringen en controles verricht in het kader van de (brand)veiligheid.

Voor aanvragen van een evenementenvergunning A is een controle van de hulpverleningszone Zuid-West-Limburg verplicht. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning B is een controle aangeraden. Deze aanvraag wordt gericht aan evenementen@zuidwestlimburg.be en moet minstens vier weken voor de aanvang van het evenement gebeuren. Om het dossier te kunnen behandelen moet het volledig ingevulde aanvraagformulier van de stad Sint-Truiden (zie artikel 9) als bijlage bij deze mail zitten. De hulpverleningszone Zuid-West-Limburg kan bijkomende maatregelen opleggen en kan aan de organisator vragen om bijkomende informatie te verschaffen.

De organisator moet beschikken over: een plaatsingsattest volgens bouwboek (constructies, truss, stellingen…), een veiligheidsdossier i.v.m. weerinvloeden (constructies, truss, stellingen,…), een verklaring van gas, een keuring van de elektriciteit, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en een verzekering voor brand en ontploffing.

Sport en recreatieve evenementen: toepassing 

Moeten wel een evenementenvergunning aanvragen:

• organisatoren van recreatieve en competitieve sportevenementen, die geheel of gedeeltelijk (passages) gebruik maken van het grondgebied van Sint-Truiden (zie artikel 53);
• organisatoren van recreatieve en competitieve sportevenementen, die gebruik wensen te maken van signalisatie (pijlen, borden,…). Zie artikel 62.

Vallen niet onder de toepassing van het reglement en moeten dus geen evenementenvergunning aanvragen: 

• de reguliere wedstrijden, al dan niet in competitieverband, georganiseerd onder de overkoepelende organisatie van een erkende sportafdeling
• bedevaarttochten te voet of per fiets 
• sportevenementen met een verwacht aantal deelnemers en toeschouwers onder: 50 (elektrische) fietsers, wandelaars of joggers, 25 veldrijders, mountainbikers of cyclocrossers, 10 ruiters, menners of mushers (= hondenslee).

Wielerwedstrijden

Vergunningsaanvragen van wielerwedstrijden op de openbare weg verlopen via het digitale evenementenloket.

Organisatoren voegen bij de aanvraag de volgende documenten: verzekeringen, lijst met seingevers, een goedgekeurde politieverordening en een bewonersbrief. Daarna krijgen ze een definitieve vergunning. 

Recreatieve en competitieve sportevenementen, die geheel of gedeeltelijk (passages) gebruik maken van het grondgebied van Sint-Truiden.

De burgemeester kan na de melding of aanvraag een goedkeuring geven als er geen extra verkeersmaatregelen nodig zijn of er niet meer dan 750 deelnemers zijn.

Pop-up horeca: drie vaste pop-up periodes

Er worden drie seizoensgebonden periodes vastgelegd waarbinnen pop-up horecazaken kunnen worden toegelaten:

• Bloesembars: tussen 21 maart en 14 mei
• Zomerbars: tussen 1 mei en 30 september
• Winterbars: tussen 11 november en de laatste zondag van de krokusvakantie

Maximale uitbatingsperiode van 45 of 120 dagen

De maximale uitbatingsperiode wordt beperkt tot 45 kalenderdagen voor de bloesembars en tot 120 dagen voor zomer- en winterbars, ongeacht of binnen deze uitbatingsperiode de pop-up open of gesloten is.

De maximale uitbatingsperiode zal worden ingepast in de wettelijke termijn van 120 aaneengesloten dagen per kalenderjaar dan wel de maximaal 4 periodes van 30 aaneengesloten dagen per kalenderjaar, zoals voorzien in artikel 7.3 van het Vrijstellingenbesluit (besluit van de Vlaamse regering van 16 juli 2010 tot bepaling van stedenbouwkundige handelingen waarvoor geen omgevingsvergunning nodig is).

Stedenbouwkundige verenigbaarheid

De exploitatie van een pop-up horecazaak moet verenigbaar zijn met de omgeving. In ieder geval moet de gebeurlijke tijdelijke functiewijziging van het betreffende pand en/of tijdelijke inrichting van een terrein, al dan niet met tijdelijke constructies, in overeenstemming zijn met de stedenbouwkundige regelgeving zoals bepaald in het Omgevingsvergunningsdecreet en haar uitvoeringsbesluiten.

Aanvraag tot vestiging van een pop-up horecazaak

Overeenstemming van de exploitatie met sectorale regelgeving

Pop-up horecazaken moeten, net als permanente horecazaken, voldoen aan de vereiste veiligheids- en kwaliteitsvereisten. Alvorens een exploitant van een pop-up horecazaak een drankvergunning kan krijgen, moeten de volgende documenten worden voorgelegd bij het indienen van de aanvraag: 

• het KBO-ondernemingsnummer;
• uittreksel strafregisters van alle zaakvoerders en/of alle vennoten;
• het betalingsbewijs van de aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing;
• het betalingsbewijs van de brandverzekering;
• het gebeurlijk bewijs van aangifte FAVV;
• het gebeurlijk bewijs van aangifte SABAM en billijke vergoeding.

Sluitingsuur

Aan de pop-up horecazaken wordt een vast sluitingsuur opgelegd voor muziek en exploitatie, met uitdoofprincipe van een uur om de gasten naar buiten te begeleiden. Het sluitingsuur mag variabel zijn, bijvoorbeeld voor weekend- en feestdagen. Het uiterste sluitingsuur is 22 uur. 

Bloesembars mogen maximaal 5 muziekavonden tot middernacht organiseren. Deze data moeten bij de aanvraag ingediend worden.

Zomerbars mogen tussen 25 juni en 31 augustus hun terras open houden tot 00.30 uur. Het aantal muziekavonden tot 00.30 uur wordt beperkt tot 1 per week. Deze data moeten vooraf aangevraagd en goedgekeurd worden.

Voor de winterbars is het uiterste sluitingsuur op donderdag, vrijdag, zaterdag en vooravonden van feestdagen of feestdagen 00.30 uur en de overige dagen 22 uur. Het aantal muziekavonden wordt beperkt tot 1 per week. Er kan een afwijking gevraagd worden met betrekking tot de openingsuren en muziekavonden in overleg met het college van burgemeester en schepenen door middel van een afsprakennota.

Een pop-up horecazaak op openbaar domein

De stad voorziet een objectief en transparant toetsingskader waaraan aanvragen voor de inrichting van een tijdelijke pop-up horecazaak op openbaar domein zal worden getoetst. Bij de beoordeling van een aanvraag neemt de stad een gemotiveerd besluit op basis van de verleende adviezen van de betrokken overheidsdiensten.

Communicatie met buurtbewoners

De organisator moet een bewonersbrief bezorgen (zie artikel 74) en voorafgaandelijk een informatievergadering organiseren in overleg met de stad Sint-Truiden en de Lokale Politie Sint-Truiden-Gingelom-Nieuwerkerken.

Plaatsen van wegwijzers

Een organisator kan na het melden of aanvragen van zijn activiteit de toestemming krijgen van de burgemeester om wegwijzers en de materialen waarmee zij bevestigd zijn, te plaatsen op de gemeentewegen. Dit onder de volgende voorwaarden:

• de wegwijzers mogen slechts 48 uur op voorhand geplaatst worden en alleen op het grondgebied van de stad Sint-Truiden; 
• ze mogen niet hinderlijk opgesteld staan. De zichtbaarheid en veiligheid van het verkeer en de voetgangers mag niet gehinderd worden; 
• er mogen geen aanplakkingen aan werf- en nadarhekken of aan verkeersborden/-lichten gebeuren;
• de borden mogen geplaatst worden op eigen palen of aan bestaande bewegwijzering, maar niet aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere verkeerstekens. Ze worden op minstens 1 meter van de rand van de rijweg geplaatst;
• bij de plaatsing of bij het wegnemen van de wegwijzers mag er geen schade aangebracht worden. De vergunninghouder is zowel tegenover het stadsbestuur als tegenover derden aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van het plaatsen en wegnemen van de borden. Hij neemt de nodige maatregelen om de borden ook bij slechte weersomstandigheden in goede staat te behouden en de verkeersveiligheid te verzekeren;
• de wegwijzers moeten uiterlijk de dag na het plaatsvinden van de activiteit verwijderd te worden door de organisator;
• de borden mogen niet dezelfde kleuren hebben als de reglementaire bewegwijzering;
• volgens Artikel 80.2 van het verkeersreglement, inzake de kleuren en de helderheid, de verkeersveiligheid en de zichtbaarheid, is het verboden elementen aan te brengen die de bestuurders verblinden of misleiden, die geheel of gedeeltelijk een verkeersbord voorstellen of nabootsen, die van op enige afstand met deze tekens verward kunnen worden of die op enige andere wijze de doelmatigheid van reglementaire tekens aantasten;
• het is verboden om permanente bewegwijzering aan te brengen (o.a. met verf). 

Voor het plaatsen van wegwijzers langs gewestwegen, moet de organisator toestemming vragen aan het Vlaams Agentschap Wegen en Verkeer (wegen.limburg.districtzuid@mow.vlaanderen.be) en de stad Sint-Truiden.

Plaatsen van een promotiebord

Een organisator kan na het melden of aanvragen van zijn evenement de toestemming krijgen van de burgemeester om een promotiebord te plaatsen op een dorpsplein (openbaar domein) in een van de deelgemeentes in Sint-Truiden. Dit onder de volgende voorwaarden:

• het promotiebord mag maximum 1 maand op voorhand geplaatst worden;
• het bord is ter promotie van een evenement met een evenementenvergunning;
• het bord mag niet hinderlijk opgesteld staan: het mag de zichtbaarheid en veiligheid van het verkeer en de voetgangers niet hinderen. Ook niet toegestaan zijn aanplakkingen aan werf- en nadarhekken of aan verkeersborden en -lichten. Een bord mag geplaatst worden op eigen palen, maar niet aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere verkeerstekens. Het bord wordt op minstens 1 meter van de rand van de rijweg geplaatst;
• bij de plaatsing of bij het wegnemen van het promotiebord, mag er geen schade aangebracht worden. De vergunninghouder is zowel tegenover het stadsbestuur als tegenover derden aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van het plaatsen en het wegnemen van het bord. Hij neemt de nodige maatregelen om het bord ook bij slechte weersomstandigheden in goede staat te behouden en de verkeersveiligheid te verzekeren;
• het promotiebord dient uiterlijk de dag na het plaatsvinden van de activiteit verwijderd te worden door de organisator;
• het bord mag niet dezelfde kleuren hebben als de reglementaire bewegwijzering;
• het bord mag geen boodschappen bevatten die niet stroken met de normen en waarden van de stad Sint-Truiden;
• volgens Artikel 80.2 van het verkeersreglement, inzake de kleuren en de helderheid, de verkeersveiligheid en de zichtbaarheid, is het verboden elementen aan te brengen die de bestuurders verblinden of misleiden, die geheel of gedeeltelijk een verkeersbord voorstellen of nabootsen, die van op enige afstand met deze tekens verward kunnen worden of die op enige andere wijze de doelmatigheid van reglementaire tekens aantasten.

Voor het plaatsen van promotieborden langs gewestwegen, moet de organisator toestemming vragen aan het Vlaams Agentschap Wegen en Verkeer (wegen.limburg.districtzuid@mow.vlaanderen.be) en de stad Sint-Truiden.

Plaatsen van circusborden

Rondreizende gezelschappen (circussen, foodtruckfestivals) kunnen na het melden of aanvragen van hun evenement de toestemming krijgen van de burgemeester om gebruik te maken van dit artikel onder volgende voorwaarden:

• het rondreizende gezelschap mag enkel op de aangewezen plaatsen (lijst is beschikbaar bij de dienst Evenementen) publiciteitspanelen, circusborden of affiches plaatsen, dus niet naar willekeur en/of eigen keuze;
• voor aanplakkingen en aankondigingen op privé domein moet het rondreizende gezelschap toestemming van de eigenaar hebben;
• uitzicht en voorwaarden plaatsing:

De aanplakking (reclamepanelen) en de materialen waarmee zij bevestigd zijn, mogen niet hinderlijk opgesteld staan: ze mogen de zichtbaarheid en veiligheid van het verkeer en de voetgangers niet hinderen. Ook niet toegestaan: aanplakkingen aan bomen, werf- en nadarhekken of aan verkeersborden.
De panelen mogen maximum 14 dagen voor de toegekende staanplaatsperiode geplaatst worden en moeten uiterlijk de dag na erna weggehaald worden. Bij de plaatsing of bij het wegnemen mag er geen schade aangebracht worden. Indien de reclamepanelen niet verwijderd zijn binnen de vermelde termijn, worden deze door de stadsdiensten verwijderd en worden ze kosteloos eigendom van de stad Sint-Truiden.

Flyers

De burgemeester kan een toestemming onder voorwaarden geven om te flyeren op het grondgebied van Sint-Truiden.. Na het flyeren moeten in de directe omgeving flyers die op de grond liggen door de aanvrager opgeruimd worden. Het is verboden om flyers onder ruitenwissers te steken. Flyeren tijdens de Haspengouwmarkt kan enkel van op een vaste standplaats op de markt De aanvraag tot flyeren kan gebeuren via het evenementenloket of de bevoegde stadsdienst, in het geval van de Haspengouwmarkt dus de dienst lokale economie. 

Maatregelen voor een goede organisatie en tegen overlast: regel

Artikels 66 tot en met 70 gelden voor aanvragen van evenementenvergunningen A en B. Andere kleinere events kunnen op hun niveau ook de nodige maatregelen nemen.

Overleg met de organisator

Organistoren die een eerste keer een evenementenvergunning A of B aanvragen, zullen altijd uitgenodigd worden voor een overleg met de dienst evenementen en achteraf indien nodig op een praktisch veiligheidsoverleg. 

Bij jongerenfuiven met meer dan 750 bezoekers of openluchtfuiven is er altijd een praktisch veiligheidsoverleg voorafgaand aan het evenement.

Voor aanvragen van evenementvergunningen A is er altijd een officieel veiligheidsoverleg voorafgaand aan het evenement. Alle andere organisatoren mogen, indien zij hier nood aan hebben, een overleg vragen met de bevoegde stadsdiensten (Evenementen, jeugd, sport…).

Aankomst en vertrek bezoekers

De organisator moet erop toe zien dat de aankomst en het vertrek van de bezoekers vlot geregeld is en dat er rekening gehouden wordt met de routes (en hun capaciteit) van alle soorten weggebruikers, het openbaar vervoer en de veiligheidsdiensten. De veiligheidsdiensten moeten over een aparte route van en naar de evenementenzone beschikken. 

Er moet, in overleg met de lokale politie, voldoende parkeergelegenheid voorzien worden voor het verwacht aantal bezoekers. Zowel voor fiets- als autogebruikers. Indien de evenementenzone in een bewoonde zone of bedrijvenzone gelegen is, moet de organisatie ervoor zorgen dat bezoekers niet hinderlijk parkeren (opritten, enz.). Dit kan door middel van het plaatsen van parkeerverbodsborden, nadarhekken met lint… Veiligheidsdiensten moeten altijd vlot kunnen aanrijden naar ieder gebouw en er moeten voorbehouden parkeerplaatsen voor de hulpdiensten voorzien worden.

De organisator moet er op toe zien dat alles voor de bezoeker de laatste kilometer voor het betreden van de evenementenzone duidelijk is. Dit kan met bewegwijzering, stewardbegeleiding, preventieve communicatie…

Instroom - Uitstroom

De organisator is verantwoordelijk voor het voorzien van voldoende en gescheiden in- en uitgangen op de evenementenzone. 

Deze in- en uitgangen moeten duidelijk zichtbaar en ’s nachts verlicht aangegeven zijn. 

Het aantal in- en uitgangen moeten evenredig zijn met het verwacht aantal bezoekers en hun tijdstip van aankomst (gespreid of allemaal tegelijk).

Bij evenementen van categorie A en B moet er na de ingang een open zone zijn, alvorens de zone te betreden waar het eigenlijke evenement zich zal afspelen.

Circulatie binnen de evenementenzone

Binnen de evenementenzone moeten de diverse belangrijke onderdelen van het evenement duidelijk aangegeven zijn (toiletten, togen, togen sterke drank, bonnenverkoop, VIP-zones, backstage, verboden zones, EHBO-ruimte…).

Bij evenementen van categorie A en B dient de evenementenzone ingedeeld te worden in rasters. De vakken in deze rasters krijgen een logische benaming (bv. A1, A2…). Op deze manier kunnen zowel organisatoren als veiligheidsdiensten zonder veel tijdsverlies onmiddellijk gestuurd worden naar een gebied binnen de evenementenzone.

Toiletten 

Bij evenementen in een tent of in openlucht is het verplicht om voldoende toiletten te voorzien:

• bij events die minder dan 6 uur duren: 6 toiletten en 3 urinoirs per 500 bezoekers;
• bij events die langer dan 6 uur duren: 8 toiletten en 5 urinoirs per 500 bezoekers;
• bij campings op events: 10 toiletten en 2 urinoirs per 500 bezoekers;
• buiten de evenementenzone (of als de evenementenzone op openbaar domein is) moeten er voorzorgen tegen wildplassen genomen worden.

Afvaloverlast

De organisatoren moeten aantonen hoe ze ervoor gaan zorgen dat de buurt rond de evenementenzone zo weinig mogelijk vervuild wordt. 

Drank en eten moet in de evenementenzone verbruikt worden.

Het gebied rond de evenementenzone moet worden opgekuist en achtergelaten zonder afval. Dit moet op het openbaar domein binnen de 4 uren en rond andere evenementenzones binnen de 24 uren te gebeuren.

De buurtbewoners 

De organisatoren verbinden zich ertoe tijdig de buren op de hoogte te stellen van het evenement met een bewonersbrief.

In deze bewonersbrief moeten de volgende gegevens opgenomen worden:

• datum, uren, locatie en naam van het evenement;
• organisator;
• contactpersoon (naam, gsm, mail) bij vragen of klachten (voor, tijdens en na het event);
• eventuele verkeersmaatregelen;
• toelating tot welk uur er muziek gespeeld mag worden.

Deze bewonersbrief moet voor het evenement opgeladen worden in het evenementenloket.

Voor evenementen die binnen plaatsvinden maar toch enige overlast bezorgen moet de brief 1 week vooraf rondgedeeld worden. Bij evenementen in een tent of in openlucht moet dit 2 weken vooraf gebeuren. En dit in alle gevallen in een perimeter van minstens 250 m rond de grenzen van de evenementenzone.

Ballonnenwedstrijden

Het is verboden om ballonnenwedstrijden te organiseren op het grondgebied van de stad Sint-Truiden.

Extra veiligheidsmaatregelen: regel

Artikels 75 tot en met 83 gelden voor evenementen categorie A en B. Andere kleinere events kunnen op hun niveau ook de nodige maatregelen nemen.

EHBO 

Wanneer je een activiteit organiseert, ga je na of er een medische hulppost nodig is. De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid geeft advies via de vragenlijst PRIMA (Plan Risico’s en Manifestatie – aan te vragen via info.evenementen@sint-truiden.be). Doel is het verzekeren van dringende medische hulpverlening op (of in de buurt van) een manifestatie. Het ‘medisch dispositief’ zoals dat heet, kan diverse vormen aannemen. Van een hulppost van het Rode Kruis met 2 vrijwilligers, tot een medische hulppost met MUG, diverse ziekenwagens, artsen en verpleegkundigen.

Alle organisatoren moeten minstens zorgen voor een EHBO-post. Deze EHBO-post moet bestaan uit een EHBO-koffer met het standaardmateriaal. Er wordt 1 persoon binnen de organisatie aangesteld als EHBO-verantwoordelijke. 

Evenementen categorie A moeten verplicht een PRIMA-formulier invullen om de verdere inzet te bepalen.

Evenementen categorie B: de veiligheidsdiensten beslissen na overleg en aan de hand van het PRIMA-document of er extra inzet nodig is.

Water

Indien er een temperatuur van meer dan 27°C gemeten wordt in de evenementenzone is de organisator verplicht om gratis drinkbaar water ter beschikking te stellen aan de bezoekers. Dit mag via drinkbaar leidingwater of flessenwater.

Vervoer materialen en leveranciers voor, tijdens en na een evenement

Het vervoer van materiaal moet absoluut worden vermeden tijdens het evenement en in de evenementenzone. Indien dit toch moet gebeuren, moet de organisatie 2 medewerkers voorzien rond het vervoersmiddel om stapvoets door de evenementenzone te rijden.

Bij de aanwezigheid van een CP-OPS (categorie A) dient er eerst toestemming gevraagd te worden aan de CP-OPS.

Naargelang het ingestelde terreurniveau kunnen de veiligheidsdiensten vragen om een lijst aan te leggen met nummerplaten van alle leveranciers, artiesten en dergelijke die voor en tijdens een evenement in de veiligheidsperimeter of evenementenzone komen. Deze wagens moeten gecontroleerd worden door de veiligheidsdiensten alvorens ze het afgesloten gebied mogen betreden.

Beveiliging en inrichting evenementenzone

Aan alle organisatoren wordt gevraagd om de evenementenzone (indien mogelijk) tijdens het evenement af te sluiten voor voertuigen. Er dient wel telkens 1 mobiele in/uitgang voorzien te worden zodat bij nood de hulpdiensten zonder tijdsverlies de evenementenzone kunnen betreden. De aanrijroute en locatie van deze in/uitgang moet duidelijk op het omgevings- en grondplan weergegeven zijn.

Evenementen categorie A en B moeten dit steeds in nauw overleg met de veiligheidsdiensten plannen.

Het is verboden om met drones boven het publiek te vliegen. Dronepiloten moeten steeds voldoen aan de geldende regels en wetten. 

Hangende lasten aan een mobiele structuur zijn enkel toegestaan in zones waar geen publiek kan komen.

Als er bomen binnen de evenementenzone staan, moeten deze vooraf op stabiliteit gecontroleerd worden.

Glasgebruik

Op evenementen van categorie A is het verboden om dranken in glas of blik te schenken. In afgesloten ruimtes (VIP of backstage) kan er wel glas toegelaten worden mits toegangscontrole. Voor evenementen van categorie B kan de politie na een risicoanalyse hetzelfde verbod op dranken in glas of blik opleggen.

Event Control Center (ECC)

Evenementen van categorie A moeten een ECC inrichten. Dit is een soort van secretariaat van waaruit het evenement door de organisatie kan aangestuurd worden. Bij nood kunnen de veiligheidsdiensten hierop aansluiten en mee communiceren.

Commandopost - Operaties (CP-OPS)

Na het veiligheidsoverleg (zie artikel 24) kan de burgemeester beslissen tot het inrichten van een CP-OPS op een evenement. De CP-OPS zetelt in een vaste locatie op het evenemententerrein en alle disciplines (en veiligheidsdiensten) zijn hier vertegenwoordigd. De organisator moet een CP-OPS-ruimte voorzien, inrichten en faciliteren. De organisatie moet 1 of 2 personen afvaardigen om in de CP-OPS te zetelen gedurende de ganse activiteit. Een CP-OPS monitort de veiligheid, stuurt de diensten op het terrein aan en zorgt voor communicatie tussen de disciplines en veiligheidsdiensten. Alle ‘security’ wordt aangestuurd door de CP-OPS. Daarnaast moet de organisatie zich schikken naar de veiligheidsinstructies die gegeven worden. In sommige gevallen kan beslist worden om een mobiele CP-OPS in te richten. De disciplines zijn dan aanwezig op het terrein maar staan onderling permanent in contact. 

Evaluatie

Om tot een perfecte organisatie van een evenement te komen is er niet alleen een goede voorbereiding nodig, maar ook een goede afhandeling. Een grondige evaluatie achteraf is daarom onontbeerlijk.

Een evaluatie houdt minimaal een opsomming in van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van de voorbereiding, organisatie op het moment zelf en communicatie. 

Organisatoren van evenementen van categorie A (en op verzoek ook B) moeten deze evaluatie binnen de maand na het evenement aan de dienst evenementen bezorgen.

Springkastelen en andere vergelijkbare toestellen

Bij het gebruik van springkastelen en andere vergelijkbare toestellen moet de organisator (en/of de verhuurder) aan de volgende richtlijnen voldoen:

• het toestel moet op een veilige manier gezekerd en/of verankerd zijn met voldoende gewicht;
• de motor van het toestel moet afgeschermd zijn voor kinderen (vingers, voeten…);
• voor het toestel moet een beschermingsmat zo breed als de opening liggen;
• voor deze beschermingsmat moet er een nadarhek opgesteld staan;
• het toestel moet onder permanent toezicht staan van een begeleider (+ 16 jaar).

Toegankelijke evenementen voor personen met een beperking: regel

Alle evenementen moeten voor iedereen toegankelijk zijn door gratis basisdiensten te voorzien (= Inter Events-label):

• Het is belangrijk voor doven om via het internet/sms/gsm tickets te kunnen kopen; 
• Voor blinden en slechtzienden zorgt een website (o.a. www.sint-truiden.be) voor toegankelijke info over de mogelijkheden van voorverkoop;
• Assistentiehonden (die als dusdanig herkenbaar zijn) moeten altijd toegelaten worden; 
• De organisatie voorziet altijd parkeerplaatsen voor mensen met een beperking dicht bij het evenement;
• Wanneer personen met een handicap niet kunnen deelnemen aan alle activiteiten van het evenement of niet alle publiekslocaties voor iedereen bereikbaar zijn, moet dit vooraf en ter plaatse gecommuniceerd worden. 

• Garandeer een goede zichtbaarheid voor personen met een beperking. Dit kan onder meer door een rolstoelpodium of voorbehouden zone te voorzien; 
• Zorg voor toegankelijk sanitair voor personen met een beperking.

Reducering afval en ecologische voetafdruk

Het gebruik van wegwerpbekers is verboden op alle evenementen. In de plaats hiervan wordt er bij voorkeur met glas gewerkt. Bij evenementen van categorie A (en in bepaalde gevallen B) mag er niet met glas maar wel met herbruikbare bekers gewerkt worden. 

Er moeten voldoende publieke afvalpunten, minimum in de gescheiden fracties restafval en pmd, voorzien worden. In drank- en eetstanden, moet ook glas en papier/karton gescheiden gesorteerd worden.

Voor cateringproducten (frietjes, enz.) mag er enkel met kartonnen of houten bakjes/bestek en gerecycleerde servetten gewerkt worden. De catering moet aangemoedigd worden om te werken met vegetarische maaltijden, bio/seizoensgebonden producten, fair trade en/of streekproducten. 

Toiletten moeten (indien het mogelijk is) werken met stromend water in plaats van chemische producten. Het afvalwater van de toiletten, togen, catering moet aangesloten worden op de riolering. Er mag enkel gerecycleerd toiletpapier gebruikt worden.

De organisator stimuleert bezoekers en medewerkers om te voet, met de fiets, in carpool of met het openbaar vervoer te komen.

Kienen, bingo en poker

Kienen, bingo en poker worden beschouwd als volksvermakelijkheden, op voorwaarde dat onderstaande vrijstellingscriteria gerespecteerd worden:

• er worden alleen inschrijvings- of deelnemingsrechten (hierna in dit artikel omschreven als rechten) geheven;
• het totale bedrag van die rechten per dag en per persoon bedraagt niet meer dan 50 euro;
• deze rechten worden verdeeld in de vorm van prijzen waarvan de waarde niet meer bedraagt dan het tienvoudige van de inzet per deelnemer of de rechten worden besteed aan de normale organisatiekosten;
• enkel voor occasionele spelen (evenementen) en dit met een maximum vier keer per jaar;
• ingericht door een lokale vereniging ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis of ten behoeve van een sociaal of liefdadig doel;
• er sprake is van een geringe inzet (0,20 euro inzet per spel) en beperkte winst (maximum 6,20 euro per spel);
• de activiteiten waarvan sprake in dit artikel moeten via het evenementenloket van de stad Sint-Truiden een evenementenvergunning aanvragen.

Plaatsbezoek 

De organisatoren en de uitbaters van de evenementen verlenen voor, tijdens en na het evenement altijd en zonder voorwaarden gratis de toegang aan de bevoegde bestuurlijke overheid (ambtenaren stadsdiensten Sint-Truiden), de hulpverleningszone en de politie om de controle op dit reglement toe te laten.

Bij evenementen van categorie A is er een verplichte veiligheidsrondgang met de diverse veiligheidsdiensten en disciplines voor het openen van de evenementenzone. Voor evenementen van categorie B is het aangeraden om een plaatsbezoek van de hulpverleningszone aan te vragen. Deze aanvraag wordt gericht aan evenementen@zuidwestlimburg.be en moet minstens vier weken voor de aanvang van het evenement gebeuren. Om het dossier te kunnen behandelen moet de pdf met alle ingevulde gegevens vanuit het evenementenloket van de stad Sint-Truiden (zie artikel 9) als bijlage bij deze mail zitten. De hulpverleningszone Zuid-West-Limburg kan bijkomende maatregelen opleggen en vragen om bijkomende informatie te verschaffen.

Preventieve sluiting 

Onverminderd de bevoegdheden die de burgemeester krachtens de artikelen 133 e.v. Nieuwe Gemeentewet en krachtens andere hogere wetgeving heeft, kan zij/hij de gehele of gedeeltelijke stopzetting gelasten van een evenement dat plaatsvindt in strijd met de bepalingen in dit reglement of met de voorwaarden die in uitvoering van dit reglement worden opgelegd. 

Sancties 

De inbreuken op dit reglement kunnen bestraft worden met volgende gemeentelijke administratieve sancties: 

• de administratieve geldboete met een maximum van 350 euro; 
• de administratieve schorsing of intrekking van de afgegeven toestemming of vergunning; 
• bemiddeling;
• gemeenschapsdienst. 

Inwerkingtreding 

Dit reglement treedt in werking de vijfde dag na bekendmaking ervan. 

Slotbepaling 

De bepalingen van dit reglement gelden onverminderd de voorafgaande vergunningsplicht die voor het organiseren van specifieke activiteiten door andere reglementeringen wordt opgelegd en onverminderd de bevoegdheden van de burgemeester om bijeenkomsten te verbieden op andere rechtsgronden dan krachtens dit reglement. 

Evenementen waarvoor bij de inwerkingtreding van dit reglement reeds een toelating werd bekomen, vallen onder toepassing van voorgaande alinea. 

Dit besluit wordt onderworpen aan de bepalingen betreffende het bestuurlijk toezicht (artikels 326 tot en met 334) Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd.